Los emprendedores en solitario ahora pueden abandonar lo que se llama una «mentalidad de cazador» y enfocar sus esfuerzos en tareas que impactan directamente su crecimiento.

La vida de un emprendedor puede ser dura. La vida de un emprendedor en solitario, es decir, alguien con un negocio unipersonal, puede ser aún más dura.

Sé cómo es eso. Mi empresa Babel-Team comenzó en mi casa en 2006.

Hacerlo todo por tu cuenta puede ser extremadamente estresante y mentalmente agotador. Y a menudo hace que te falte tiempo para las cosas que realmente importan en la vida.

Me atrevería a decir que la inversión de tiempo involucrada es una gran razón por la cual los emprendedores en solitario potenciales aún no han dado el salto.

Pero aquí está la buena noticia. En los últimos años, todo el panorama del emprendimiento en solitario ha cambiado, con más y más personas dispuestas a embarcarse, o al menos coquetear con la idea de embarcarse, en este viaje de héroe en solitario.

Según Gitnux (datos de 2023) hay 582 millones de emprendedores en el mundo.

La investigación muestra que en 2022 casi el 70% de la población brasileña adulta, de 18 a 64 años, estaba involucrada en el emprendimiento.

En otro estudio reciente de las economías de 32 países, 19 tuvieron un aumento en los negocios unipersonales entre 2019 y 2022.

¿Cómo está sucediendo todo esto? Podemos decir a decir que una de las causas está relacionada con una palabra: automatización.

Debido a la automatización, los emprendedores en solitario ahora pueden aprovechar el poder de la tecnología para manejar numerosas tareas rutinarias y mundanas que de otro modo se harían por ellos mismos.

Los emprendedores en solitario ahora pueden encarnar lo que se llama una «mentalidad de cazador» (corriendo todo el tiempo atrás de la liebre) y enfocar sus esfuerzos en tareas que impactan directamente su crecimiento.

La era del trabajo garantido ha terminado. Y personas comunes como tú y yo ahora se sienten más seguras de iniciar, administrar y hacer crecer sus propios negocios mientras vuelan en solitario.

Beneficios de automatizar tu negocio

1. Te ahorra tiempo

Como emprendedor en solitario, cada minuto cuenta.

Si ahorraras solo 15 minutos al día, te ahorrarías dos semanas de trabajo en el transcurso de un año. ¡Dos semanas! Imagina lo que podrías hacer con ese tiempo: idear nuevos productos y estrategias, ejecutar estrategias de crecimiento, escribir contenido significativo… demonios, podrías recargar tus baterías en una playa en algún lugar.

Y me atrevería a decir que puedes ahorrarte mucho más que 15 minutos al día.

Una historia personal de automatización

“En 2017, en la oficina de Babel-Team en Rio de Janeiro teníamos una pequeña heladera donde apenas conseguíamos poner nuestros recipientes con comida y bebidas. Un día de verano, llegué con una pequeña botella de Coca-Coca, dispuesto a enfriarla antes de acabar con ella.

Imposible.

No había un único lugar donde “enfriar” aquella “garrafa”.

Buena parte de lo que ocupaba espacio era comida vieja, recipientes medio vacíos. Mucha, mucha basura.

Decidí que lo que necesitábamos era simple.

Una vez cada 15 días debería ser avisada nuestra colaboradora para limpiar la heladera, retirando todos los recipientes, lavándolos y dejándolos a disposición de los funcionarios en la cocina.

Así que un día, bajando de un avión en San Pablo, vibra mi celular avisándome que tenía un nuevo mensaje. Ese mensaje decía en portugués:

Hola Jorge:

Te recuerdo que mañana a partir de las 8am nuestra heladera será higienizada. Todo lo que esté allí será retirado. La comida vieja irá a la basura y los recipientes serán lavados y dejados en la cocina.

Una servidora.

Así nunca más encontré la heladera sin lugar para una pequeña botella de Coca-Cola.

Pronto descubrimos que teníamos en la empresa decenas de rutinas que necesitaban automatización. Frecuentemente pasaba que el agua que comprábamos había acabado. Que la factura a un cliente no había sido emitida y no le habíamos cobrado. Que habíamos olvidado de pagar algo y ahora deberíamos pagar con intereses…

Decenas de rutinas fueron automatizadas, incluyendo a funcionarios, clientes, proveedores. Dejamos de ocuparnos de los problemas que naturalmente surgen cuando algo no se hace. Tuvimos menos conflictos y más tiempo para pensar en lo que importa pensar.

2. Aumenta tu productividad

Según mi experiencia con la automatización de procesos de mi pequeña empresa, solo hemos crecido con un equipo reducido por los aumentos increíbles de productividad que hemos logrado con herramientas como Keap (CRM) y Make (automatización de flujos de trabajo).

Al automatizar tareas rutinarias y repetitivas, mis empleados pudieron dedicar menos tiempo a los detalles y más tiempo a tareas de alto impacto y alto valor. Y si eso no te hace más productivo, no sé qué lo hará.

3. Elimina los errores humanos

Todos somos humanos.

No importa cuán buenos seamos, somos propensos a cometer errores, al menos de vez en cuando.

Y si eres un emprendedor en solitario tratando de apagar incendios mientras malabareas 101 tareas definitorias, bueno, ya ves a dónde voy. Vas a cometer errores. Es un «cuándo», no un «si».

La automatización elimina el error humano, o sea tú, de la ecuación. Asumiendo que lo configures correctamente, claro está. Más sobre esto más adelante.

4. Garantiza el cumplimiento de las reglas y regulaciones de la industria

Aquí hay una que quizás no hayas considerado. Todos los negocios deben cumplir con varias reglas y regulaciones de la industria, y la automatización puede ayudar.

Tomemos el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como ejemplo.

Esta regulación establece que solo puedes conservar la información del cliente el tiempo que realmente la necesites. Entonces, si ya no estás usando los datos personales de alguien, debes eliminarlos por completo.

Hacer un seguimiento manual de cada consumidor y su información requiere demasiado tiempo. Pero con la ayuda de la automatización, puedes configurar un flujo de trabajo que eliminará automáticamente la información de un cliente después de cierto período de tiempo de desuso. Y así, cumples con el RGPD.

5. Permite que tu negocio funcione incluso cuando no estás trabajando.

El exitoso emprendedor en solitario, Justin Welsh, lo expresó bien:

«Los emprendedores en solitario no pueden confiar en la ética laboral… La motivación finalmente decae. Los sistemas rara vez lo hacen».

Automatiza tus sistemas. De esa manera, seguirán funcionando incluso cuando te tomes el tiempo libre que tanto necesitas.

Hay algo hermoso en eso que tus sistemas funcionen mientras duermes.

6. Reduce las posibilidades de agotamiento

Terminaré los beneficios con mi favorito: reduce tus posibilidades de agotamiento.

El emprendimiento en solitario puede llevar muy, muy fácilmente al agotamiento. Y eso es algo que no quieres.

Afortunadamente, con la automatización, no tiene por qué ser así. Después de todo, si tienes más tiempo y estás siendo más efectivo, eso significa que tienes más tiempo para descansar y relajarte, ¿verdad?

Podría seguir, pero creo que lo entiendes: la automatización son buenas noticias. Así que con eso, pasemos a lo bueno.

¿Qué pasos puedes dar ahora para comenzar a automatizar tu negocio?

Cómo configurar la automatización en tu negocio

1. Decide qué tareas deben automatizarse

El primer paso es decidir qué tareas específicas deben automatizarse. Suena bastante simple, ¿verdad?

Puede que no sea tan sencillo y de hecho no lo es. De nuevo en mi experiencia de 20 años como emprendedor y más de 1.000 clientes, esta es una de los grandes obstáculos: no saber qué automatizar.

Hay muchas tareas que puedes automatizar, pero menos de las que deberías automatizar.

Esto significa que necesitas identificar qué tareas caen en la categoría de «trabajo ocupado» versus la categoría de «trabajo significativo».

Entonces, ¿qué tipo de tareas deberías automatizar?

Aquí hay algunos ejemplos de tareas que debes considerar automatizar:

Marketing por e-mail y administración:

• Respuestas a solicitudes de «Contáctenos» en tu sitio web
• E-mails/mensajes vía WhatsApp de bienvenida a nuevos leads capturados en tus listas de e-mail
• E-mails de bienvenida/mensajes vía WhatsApp a nuevos compradores que acaban de comprar tu producto
• Secuencias de seguimiento por e-mail/WhatsApp para nutrir leads y nuevos usuarios
• Campañas de e-mail específicas para promover productos, eventos, etc

Programación y monitoreo de redes sociales:

• Programación de publicaciones diarias en redes sociales
• Programación de publicaciones promocionales especiales para nuevos productos próximos a lanzarse, eventos, etc.
• Monitoreo de menciones relevantes en redes sociales

Programación de citas:

• Reserva de prospectos para llamadas de descubrimiento
• Reserva de prospectos para una consulta/sesiones de coaching gratuitas

Facturación y procesamiento de pagos:

• Creación y envío de facturas a clientes
• Procesamiento de pagos de clientes

Servicio al cliente (a través de chatbots):

• Responder consultas, solicitudes o quejas simples de los clientes
• Dirigir a los clientes a recursos (p.ej. FAQ, documentación, etc) que pueden ayudarlos

Análisis de datos:

Analizar y consolidar datos a través de sitios web, anuncios pagados, etc.

Como dije, sin embargo, no todas las tareas deben automatizarse. Aquí hay algunos ejemplos:

• Interacciones personalizadas con clientes: si bien los chatbots pueden ser útiles para manejar consultas o solicitudes simples, es realmente importante mantener un toque humano personalizado y construir relaciones con leads y clientes. Hay un máxima entre emprendedores en solitario: «Haz cosas que no escalen». Responder e-mails y tickets de soporte personalmente es una de esas cosas que puede valer la pena tu tiempo al principio.

• Planificación estratégica y toma de decisiones de alto nivel: si bien las herramientas de análisis de datos pueden ser útiles para generar informes, todavía es importante que adoptes un enfoque práctico cuando se trata de planificación estratégica y toma de decisiones.

• Branding y mensajería: si bien se pueden usar herramientas automatizadas para tareas como programación en redes sociales y marketing por e-mail, es importante que mantengas el control sobre el mensaje de tu marca y te asegures de que esté alineado con la estrategia y los valores de tu negocio. Sería cauteloso en usar IA para hablar demasiado en nombre de tu negocio… al menos por ahora.

Desarrollar una mentalidad de automatización primero puede ser un esfuerzo útil aquí. Cuando algo te esté quitando tiempo, hazte estas tres preguntas:

¿Qué puedo automatizar?

¿En qué debería pasar mi tiempo?

¿En qué no debería pasar mi tiempo?

Luego mapea el flujo de trabajo para las tareas que te gustaría automatizar:

• ¿Cuáles son los pasos?
• ¿Cuáles son los requisitos para esos pasos?
• ¿Y cuáles de esos pasos se pueden automatizar cumpliendo los requisitos?

Aquí hay algunos consejos adicionales sobre cómo automatizar tu negocio:

2. Define tus objetivos de automatización

Luego, determina tus objetivos para cada automatización. Si estás automatizando tu marketing por e-mail, ¿cuál es tu objetivo? ¿Estás tratando de llevar leads a la parte superior de tu embudo? ¿O estás tratando de convertirlos en usuarios que pagan? Si estás automatizando tu servicio al cliente, ¿estás tratando de mejorar la retención? ¿Nutrir leads?
 ¿Me sigues?

Cualesquiera que sean tus objetivos, debes asegurarte de que sean específicos, medibles y alineados con tu estrategia y objetivos generales del negocio.

Como parte del proceso, también necesitarás establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y las métricas apropiadas, para rastrear el éxito de tus esfuerzos de automatización con el tiempo.

Por ejemplo, si estás automatizando tus publicaciones en redes sociales, podrías rastrear métricas como tasas de engagement o tasas de clics. Mientras que si estás automatizando tu marketing por e-mail, podrías rastrear métricas como tasas de apertura, tasas de clics y tasas de conversión.

3. Elige la herramienta de automatización adecuada

El siguiente paso es elegir la herramienta de automatización adecuada para el trabajo.

Con tantas herramientas en el mercado, puede ser realmente difícil saber cuál es la adecuada para tu negocio, pero te tengo cubierto.

Empecemos con qué buscar al elegir tu herramienta de automatización:

• Compatibilidad: Asegúrate de que la herramienta que elijas sea compatible con las herramientas específicas que estás usando en tu negocio. La compatibilidad está dada por la capacidad de la herramienta de conectarse con otras. Busca si tiene documentación de API y analiza la documentación.

• Características: Busca una herramienta que tenga las características específicas necesarias para automatizar tu tarea específica. Si no estás seguro de si la herramienta se ajustará a tus necesidades, habla con su equipo de ventas o soporte.

• Costo: Las herramientas de automatización van desde gratis hasta prohibitivamente caras. Necesitas determinar cuál es tu presupuesto y buscar herramientas que se ajusten a ese presupuesto.

• Soporte: Finalmente, busca herramientas que tengan un excelente servicio al cliente, especialmente en el lado técnico. Sitios de revisión como G2 y TrustPilot pueden ayudar con esto.

Un análisis FODA puede ser útil a la hora de decidir, ya que compara fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas involucradas en cada opción.

A continuación, se muestran algunas herramientas de automatización populares que puedes revisar:

Automatización de flujos de trabajo entre aplicaciones y herramientas comunes:

• Make
• Workato
• Zapier

Dudas?

Revisa este artículo que compara Make y Zapier

Marketing por e-mail y administración:

• Keap
• Mailchimp
• AWeber

Programación en redes sociales:

• Hootsuite
• Buffer
• Later

Programación de citas:

• Calendly
• Acuity

Facturación y procesamiento de pagos:

• Freshbooks
• Quickbooks
• Xero

Chatbots:

• Intercom
• Manychat
• Drift

Análisis de datos:

• Plausible Analytics
• Google Analytics
• Kissmetrics

Consejo profesional: Algunos productos que ya estás usando tienen oportunidades de automatización incorporadas. ¡No busques una nueva herramienta cuando tu herramienta existente puede manejarlo!

4. Configura la automatización y rastrea su éxito con el tiempo

Ahora es el momento de configurar la automatización en sí.

La configuración realmente depende de las herramientas de automatización que elijas, pero la Guía de inicio de Make es un buen punto de partida.

Una vez que la configures, pruébala y asegúrate de que funcione como deseas. Luego continúa monitoreándola para detectar problemas. Si encuentras que la configuración inicial no está logrando tus objetivos, optimízala. Por ejemplo, si tus campañas automatizadas de marketing por e-mail no están viendo las tasas deseadas de apertura o clics, es posible que necesites ajustar el contenido o el momento de tus correos electrónicos.

5. Evalúa el impacto de tus esfuerzos de automatización

Una vez que tu automatización se haya estado ejecutando por algún tiempo, evalúa su impacto en tu negocio en general.

Mira hacia atrás tus objetivos iniciales para la automatización y determina si lograste alcanzarlos o no. Y si no lograste esos objetivos, tómate el tiempo para identificar las razones.

Identifica áreas donde puedas hacer mejoras en tus esfuerzos de automatización y realiza los cambios en consecuencia.

Recuerda, la optimización continua es clave aquí. Tu automatización debería volverse más sofisticada con el tiempo.

6. Diseña una vida sin trabajo ocupado

¡Una vez que hayas automatizado tu negocio, también puedes automatizar tu vida! Estoy hablando de tu memoria, paz mental, comunicación, creatividad, crecimiento e incluso tu felicidad.

Basta con decir que puedes y debes identificar áreas de tu vida que incluyen trabajo ocupado. Luego, construye y automatiza sistemas para solucionarlos.

7. Disfruta

Siéntate y disfruta de un tiempo libre bien merecido. O enfócate en esas tareas de alto impacto en las que has estado esperando hundir tus dientes.

Cuando se trata de automatización, es más fácil de lo que piensas, créeme. Y un poco de tiempo inicial rinde mucho.

Por supuesto, la automatización no es una bala de plata que resolverá todos tus problemas. Y todavía habrá tareas que desearás no tener que hacer. Pero no hay mejor manera de empoderarte y mejorar tu negocio.

Incluso me atrevería a decir que es una necesidad para cualquiera que intente competir con empresas más grandes y establecidas.

Jorge Aldrovandi, director de Babel-Team escribió este artículo con base a su experiencia como empresario y en el excelente artículo de Aytekin Tank.

Automatizacion de procesos Make