¿Qué debo automatizar?

Esta es, con mucho, una de las preguntas más comunes que recibo de las personas que se inician en la automatización.

Y lo digo en serio. En una encuesta que envié, alrededor del 80% de las respuestas eran una variación de esto.

Es un tema de automatización candente, digno de atención. Teniendo esto en cuenta, estoy aquí para ofrecerte una respuesta completa a la pregunta de qué automatizar.

Tanto si te estás iniciando en la automatización como si buscas algunas ideas para automatizar tu negocio, esto te ayudará a tener una idea más clara de por dónde empezar.

A continuación, mis consejos para identificar las principales oportunidades de automatización.

1. Empezar poco a poco

Con tantas posibilidades al alcance de la mano, la automatización del flujo de trabajo es un buen ejemplo del concepto de exceso de opciones de Alvin Toffler. 

Entonces, ¿por dónde empezar?

Lo más sencillo es elegir una tarea pequeña y dedicar algo de tiempo a desglosar el proceso. Así será mucho más fácil ver si la tarea puede automatizarse y cómo.

Ahora bien, ¿cuál es un proceso empresarial típico que sea a la vez omnipresente y fácil de automatizar?

Como puedes imaginar, hay muchos, pero vamos a elegir este: añadir clientes potenciales a Keap o HubSpot, después de que rellenen un formulario de contacto de Gravity Forms. 

La forma (normalmente manual) de completar este proceso implica los siguientes pasos:

• Un lead rellena un formulario

• Las respuestas del formulario se almacenan en la carpeta de Gravity Forms dedicada a las respuestas

• Copias manualmente las respuestas del formulario en HubSpot

Una vez que conozcas los pasos, verás que es fácil comprobar si se pueden automatizar o no.

Por ejemplo, los usuarios de Make pueden buscar los módulos de Gravity Forms y HubSpot app para automatizar las tareas relacionadas.

No hace falta decir que los módulos están disponibles y que la tarea se puede automatizar por completo:

No es necesario ir a por las tareas más complejas desde el principio.

Por sencilla que sea, una tarea de gran volumen probablemente se traducirá en más beneficios que una compleja que se produzca una vez cada dos por tres.

La próxima vez que quieras automatizar algo, identifica primero los pasos. Ahorrará tiempo y tendrás más claro si la automatización es posible y útil.

Además, cada vez que lo hagas, aprenderás un poco más. Al final, ver los pasos y las posibilidades de automatización saldrá de forma natural.

2. Desarrollar un sistema para identificar ideas de automatización

Tener un sistema o método sencillo para identificar ideas de automatización es primordial. Te ayudará a construir tu músculo de automatización, y te preparará para hallazgos geniales.

A continuación, aquí está mi método para ello:

Estar atento y tomar notas

Mientras realizas tu trabajo normal, piensa en cada tarea que haces.

Pregúntate si es algo que haces una y otra vez, o una tarea que simplemente no te gusta hacer.

Si es así, anótala en tu «lista de deseos de automatización».

Esto suena demasiado simplificado, pero realmente es así de fácil. Sólo con leer este post y ser consciente de lo que es posible, encontrarás un montón de cosas que podrías automatizar. Es probable que tu lista crezca rápidamente.

Incluso puedes empezar una hoja de cálculo para registrar la frecuencia con la que realizas una tarea en un día, una semana o un mes. En el caso de que utilices una herramienta de seguimiento del tiempo, te resultará mucho más fácil ver a qué tareas dedicas tu tiempo.

Esto puede ayudarte a priorizar qué tareas deberías considerar automatizar primero.

Lo mismo ocurre con tu equipo. Pídeles que anoten cualquier cosa que se repita.

Mapea su proceso

Cuando realizo consultas sobre automatización con clientes, siempre me sorprende que alguien venga preparado con un diagrama de flujo de lo que ocurre en su negocio.

A veces es sólo un proceso de ventas.

Otras veces se trata de toda la entrega.

Sea lo que sea, es una forma brillante de empezar a identificar cuellos de botella o procesos que se pueden automatizar.

3. Examinar las categorías de tareas y los ejemplos

Examinar las categorías de tareas y los ejemplos puede ser un buen indicador de lo que hay que automatizar. Existen algunas categorías principales de tareas típicas que pueden automatizarse. Veámoslas.

Tareas repetitivas

Casi todas las empresas tienen tareas repetitivas. Muchos empresarios se limitan a contratar a más personas para realizarlas. Esto plantea algunos problemas:

• Puede ser costoso, especialmente si se compara con la automatización.
• El error humano es inevitable, por lo que se cometen errores.
• Pocas personas se sienten satisfechas con este tipo de trabajo.

Estos problemas hacen que las tareas repetitivas sean un buen punto de partida para identificar las cosas que se pueden automatizar.

Ejemplos de tareas repetitivas:

• Añadir contactos a varios sistemas. Todavía veo muchas empresas que obtienen contactos de su negocio en un formulario de correo electrónico. Luego copian esa información en su CRM manualmente. Utiliza Make para introducir los contactos automáticamente en tu CRM, facturación y otras herramientas.

• Establecimiento de nuevos clientes. Cuando llega un nuevo cliente, suele haber un proceso de configuración. Esto puede incluir la creación de carpetas, el envío de contratos y la creación de proyectos. Gran parte de este proceso puede automatizarse.

• Enviar el mismo correo electrónico o correos similares. ¿Sueles enviar correos electrónicos similares a otras personas? Esto se puede semiautomatizar con una herramienta como TextExpander, almacenando la mayor parte del correo electrónico como un acceso directo en el teclado.

• Seguimiento de pagos. En lugar de perseguir el pago de las facturas manualmente, cobre por adelantado o envíe correos electrónicos de seguimiento automáticamente.

Doble gestión

La doble manipulación consiste en utilizar la misma información en varios lugares. Es un tipo de repetición muy propensa al error humano.

Ejemplos de doble manipulación

• Publicaciones en redes sociales. Cuando se publica lo mismo o algo similar en varios canales sociales. Esto se puede automatizar con Make para volver a publicar de una plataforma a otra. O puedes utilizar Buffer para crear diferentes publicaciones al mismo tiempo y programarlas.

• Actualizar la información de contacto. Cuando cambian los datos de contacto, es posible que tengas que editar a esa persona en varios sistemas. Mantener los sistemas sincronizados debería hacerse automáticamente para que no tengas que preocuparte por ello.

• Seguimiento de eventos. Un evento puede ser cualquier cosa, desde un cliente que realiza un pago hasta alguien que rellena un formulario de contacto. Puede utilizar la automatización para marcar un cliente como pagado, o actualizar la «fuente de plomo» en nuestro CRM como «formulario de contacto».

Tareas de correo electrónico

El correo electrónico es uno de los mayores asesinos de la productividad. Automatizar las cosas que saturan tu bandeja de entrada es una gran oportunidad para ahorrarte mucho tiempo.

Ejemplos de cosas que resultan en un exceso de correo electrónico

• Reservar reuniones. El correo electrónico de ida y vuelta de la creación de reuniones es un desperdicio. Arréglalo con algo como Calendly

• Notificaciones y alertas. Muchos servicios envían alertas y notificaciones por correo electrónico. Puedes empujarlas automáticamente a un canal en tu Slack y archivarlas en tu correo electrónico, para que no ocupen tu bandeja de entrada

• Recopilación de información. Ir y venir pidiendo a los clientes que te envíen información puede acumular largos rastros de correo electrónico. Utiliza una herramienta como Content Snare para semiautomatizarlo.

• Peticiones de clientes. Si recibes muchos correos electrónicos de clientes, existen muchas herramientas que te ayudarán a gestionarlos y delegarlos. Echa un vistazo a sistemas de asistencia como Helpscout o herramientas de bandeja de entrada compartida como Front.

Tareas que olvidas hacer

La mayor parte de la automatización está pensada para realizar tareas repetitivas. Sin embargo, también puede utilizarse para ayudarle a estar al día.

Todos estamos tan ocupados que es fácil quedar atrapado haciendo otras cosas y olvidarse de las tareas importantes.

Algunos ejemplos de cosas que puedes olvidar hacer son:

• Dar seguimiento a los correos electrónicos. Es fácil olvidarse de los correos electrónicos que necesitas responder. Herramientas como Follow Up Then se encargan de que te acuerdes de hacer el seguimiento.

• Actualizaciones del equipo. Las actualizaciones del equipo te ayudan a estar al tanto de la carga de trabajo de cada persona e identificar si necesitan ayuda con algo. Puedes configurar recordatorios automáticos para recibir actualizaciones de tu equipo, o recordarte a ti mismo que tienes que ponerte al día con ellos.

• Actividad del proyecto. Ver lo que ocurre en todos tus proyectos te ayuda a identificar cuándo surgen problemas. Puedes enviarte informes diarios para estar al tanto de toda la actividad de los proyectos.

• Seguimiento de las redes sociales. Si desea responder rápidamente a las menciones de su marca en las redes sociales, supervise las palabras clave con Make.

• Reuniones. Si te estás perdiendo reuniones porque estás demasiado centrado en otra cosa, configura alertas para que te lo recuerden justo antes.

Informes de tareas

Estar al tanto de todo lo que ocurre en tu empresa lleva mucho tiempo.

Hay múltiples sistemas, herramientas e informes que debe consultar para obtener una visión completa. Pero es fácil si la automatización le proporciona exactamente lo que quiere saber.

Primero tiene que elegir qué quiere utilizar para recibir esa información. ¿Quiere un cuadro de mandos o le basta con una notificación?

Puedes utilizar un:

• Cuadro de mando empresarial como Google Data Studio o Databox

• Sistema de gestión de proyectos, donde cada informe se entrega como una tarea

• Herramienta de comunicación como Slack, donde los informes y las notificaciones se envían a un canal.

A continuación, sólo tienes que introducir todos los datos que necesites en ese sistema, de modo que sólo tengas que ir a un lugar.

Algunos ejemplos útiles de informes que puedes automatizar son:

• Indicadores clave de rendimiento. Informes periódicos de actividad de proyectos, resultados de marketing o cualquier otro KPI.

• Notificaciones. Tiempo de inactividad del sitio web, menciones en redes sociales

• Pagos. Resúmenes diarios o un mensaje cada vez que se recibe un pago.

• Comentarios. Resúmenes de opiniones y testimonios recientes de clientes

Conclusión

En resumen, para empezar con la automatización hay que tener buen ojo para los detalles.

Una vez que empieces a identificar procesos, áreas y ejemplos, será cuestión de tiempo para que empieces a automatizar.

A veces, todo lo que hace falta es mirar lo que hacemos con nuevos ojos y una mente abierta.

Cambiar no siempre es fácil, sobre todo cuando uno se ha acostumbrado a hacer las cosas de una manera.

Sin embargo, las ventajas que la automatización puede aportar a su forma de trabajar y ganar dinero son demasiado buenas para pasarlas por alto.

Ha llegado el momento de decir adiós. O, como les gusta decir en Make,

¡Feliz automatización!

Este artículo fue escrito por James Rose, cofundador de Content Snare, una plataforma de software que ayuda a los profesionales a recopilar contenidos y archivos de los clientes. Babel-Team hizo la traducción de este contenido para portugués e español para su red de lectores.

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