Las tareas de oficina como los trabajos administrativos, de facturación y los procesos de RR. HH., toman mucho tiempo.

¿Por qué?

Porque la manera tradicional de hacerlo implicaba mucho trabajo manual, documentación y actividades redundantes. Lo que usted necesita es automatizar la oficina para que estas tareas que le consumen mucho tiempo no lo alejen de las cuestiones más importantes de un negocio, como por ejemplo: encontrar y nutrir clientes, ganar dinero, pensar y desarrollar nuevas ideas de productos y servicios.

1. Recopilación y organización de la información del client

Este proceso de automatización también puede ayudarlo a separar sus clientes por diversas preferencias, de este modo ellos pueden recibir solo las ofertas o información que les interesa más, aumentando así sus esfuerzos y resultados de marketing.

Antes de la automatización, esta tarea exigía preparar la documentación en papel, ingresar manualmente los datos y mucho tiempo para organizar, dividir y actualizar la información. La automatización, en cambio, le permite a sus clientes y prospectos ingresar su información en un formulario web que puede almacenarse en una base de datos y a disposición de diversos departamentos que la requieran.

2. Seguimiento al cliente

Ya sea que esté enviando una nota de agradecimiento o necesite dar seguimiento a una llamada particular de ventas, confíe en un software de automatización de oficina para enviar recordatorios en fechas específicas, de modo que usted se mantenga actualizado y no pierda ni una fecha importante.

3. Contratos y acuerdos

Usted seguramente prepara algún tipo de contrato o acuerdo de proyecto que exige firmas y procesamiento. Estos impresos implican documentación en papel y mucho tiempo corriendo atrás de firmas y la devolución de los mismos. Con la automatización de este tipo de tareas repetitivas, usted pasará menos tiempo pidiendo la devolución de la documentación porque puede utilizar recordatorios automatizados.

Además, seamos realistas, las personas tienden a firmar y devolver formularios digitales inmediatamente en vez de la documentación en papel.

4. Cotizaciones y facturas

Este tipo de documentación toma mucho tiempo para crear, enviar y después esperar alguna respuesta, ya sea una aprobación o un pago. Usted puede mejorar este proceso a través de la automatización de la oficina creando cotizaciones y facturas que entregan recordatorios digitales, facturación periódica y fechas de pago automático.

Esto no sólo acorta el tiempo que tiene para gastarlo en estas tareas, sino también le hará experimentar un flujo de trabajo más eficiente y un mayor flujo de caja.  

5. Pagos de facturas

Toda empresa tiene facturas que pagar. Por lo general, estas facturas se pagan con cheques de la empresa escritos a mano o con tarjeta de crédito. Con la automatización de tareas repetitivas en el proceso de pago de facturas, se puede configurar períodos del mes para efectuar de modo automático la retirada de fondos.

De esta forma, no solo reduce la cantidad de tiempo que pasa pagando cuentas, sino que también le asegura que nunca atrasará los pagos.

6. Selección de nuevos contratados y documentación

Numerosos procesos de RR. HH. consumen mucho tiempo y requieren una enorme cantidad de documentos que deben llenarse manualmente. La gran mayoría de estos documentos solicitan la misma información. Esto puede resultar en una enorme carga, especialmente cuando una empresa se está expandiendo rápidamente y contratando un número considerable de nuevos empleados.

El proceso de selección de los nuevos contratados también consume tiempo. La automatización reducirá el tiempo que pasa leyendo cada solicitud o currículo usando un sistema que elimina inmediatamente cualquier candidato irrelevante.

El software de automatización le permite también que sus nuevos contratados completen la información básica que, luego, se ingresa a todos los formularios necesarios y se rellena de forma digital. Esto permite que el departamento de R.R.H.H. tenga más tiempo para centrarse en la motivación y las estrategias de retención, y tratar también de otras cuestiones críticas relativas a los empleados.

7. Citas y reuniones

En algunas empresas, administrar todas las citas y reuniones necesarias puede llevar horas. Con el software de automatización administrativa, usted puede reducir drásticamente estas horas dejando que el software maneje los horarios, las reservas de cita y los recordatorios. Esto reduce la necesidad de comparar calendarios y mensajes externos para encontrar la mejor disponibilidad.

En resumen:
Automatizar la oficina es increíble

Ya sea tenga una oficina con un empleado o tiene varios equipos en diversas ubicaciones, el proceso de automatización resulta conveniente. Reducir el tiempo empleado en estas tareas ahorra dinero, redirige el talento hacia tareas más rentables, frena el estrés impulsa la productividad y reduce los efectos negativos de un error humano.

*John Rampton es un empresario, inversionista, gurú del marketing en línea y entusiasta de empresas startup. El texto fue traducido y ajustado por Babel-Team para su audiencia en LATAM.

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