Si posees o administras una pequeña empresa, tu proceso de ventas podría ser algo como esto:

Los clientes potenciales entran en tu negocio, y algunos de ellos se convierten en clientes (por supuesto, o no estarías en el negocio). Pero otras veces, los clientes potenciales desaparecen en varios puntos del proceso, por razones que no siempre entiendes.

A veces, accidentalmente pierdes la pista de clientes potenciales antes de que se acerquen a la compra. Intentarás generar más clientes potenciales, pero no estás seguro de dónde vinieron tus clientes para empezar. Y nunca se puede decir con certeza con cuántas ventas vas a cerrar este mes, o qué es exactamente lo que tu equipo de ventas está haciendo para conseguirlo.

Todo lo anterior ocurre en pequeñas empresas que carecen de un proceso consistente para cerrar ventas, o cualquier proceso en absoluto.   Sesenta y ocho por ciento  de  los especialistas en marketing de empresa a empresa (B2B) ni siquiera han identificado qué implican sus embudos de ventas y marketing, según la firma de investigación MarketingSherpa.

Los errores son prácticamente inevitables cuando el proceso no está definido y los representantes de ventas se basan en una colección de notas y hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los clientes potenciales. Como resultado, el negocio tiene un potencial limitado para escalar y tener éxito.

¿La solución?: software.

Con una plataforma como Infusionsoft, que combina un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) con herramientas de automatización, las pequeñas empresas pueden almacenar información sobre clientes potenciales y clientes en una única base de datos. Y pueden automatizar la comunicación y las tareas a lo largo del proceso de venta, asegurando que la venta se realice de la manera que se supone que debe ser.

Con la automatización de ventas, los correos electrónicos de seguimiento se envían automáticamente, los representantes reciben recordatorios sobre llamadas telefónicas y otras tareas, y todo el equipo tiene visibilidad sobre el estado de las cosas. Sus vendedores pueden recordar el estado de cada venta sin escribir notas, ver cuántos ingresos potenciales están en proceso, y hacer cambios basados ​​en datos, no en sus instintos.

El software de automatización de ventas ayuda a las pequeñas empresas a crecer y les ahorra tiempo y dinero valiosos (y post-it’s). En este post, cubriremos lo que implica una cartera de ventas automatizada, explicaremos los problemas que resuelve y compartiremos un ejemplo detallado de cómo funciona para un propietario de una pequeña empresa.

5 Problemas en ventas resueltos con la Automatización

Cuando se crea y se utiliza correctamente un canal de venta automatizado, los clientes potenciales no se pierden, las tácticas y los pronósticos se pueden evaluar objetivamente, y todo el equipo está al tanto de lo que está sucediendo. Aquí hay un vistazo a los problemas comunes de pequeñas empresas que la automatización en el proceso de ventas puede resolver.

1. Me cuesta mucho hacer un seguimiento de los clientes potenciales.

La mayoría de los expertos en ventas dicen que cerrar una venta requiere varias interacciones con un cliente potencial y, sin embargo, la mayoría de los vendedores dejan de intentarlo después de sólo un par de intentos. Continuar con un juego de teléfono y correo electrónico requiere persistencia, e incluso los mejores representantes de ventas pueden perder el rumbo después de algunas rondas. Las notas se extravían, los recordatorios del calendario se ignoran accidentalmente y los clientes se deslizan por las grietas (¡o se van por el caño!).

Pero cuando su proceso de ventas se automatiza, se garantiza el seguimiento, independientemente de cuán ocupado u olvidadizo te encuentres. Al usar el software de automatización, puedes automatizar una serie de intentos para establecer contacto con un cliente potencial. Dejar un mensaje de voz puede desencadenar un mensaje de «Siento no haberte localizado». Otro correo electrónico se envía después de unos días; el software le recuerda al representante que haga otra llamada después de algunos más, y así sucesivamente.

Cuando la comunicación es automática, el seguimiento puede continuar durante días, semanas o incluso meses, y el representante de ventas no tiene que depender de su memoria y notas para realizar el próximo movimiento. El software controla todos los prospectos, lo que permite al representante de ventas evaluar rápidamente dónde se encuentra el cliente potencial en el proceso y recordar qué tipo de acción se necesita realizar.

El software de automatización también dirige representantes de ventas a los clientes potenciales de mayor prioridad. Con la calificación de clientes potenciales, el software asigna puntos a cada cliente potencial en función de las acciones que haya realizado, como abrir correos electrónicos y hacer clic en enlaces, lo que permite a los representantes reconocer qué clientes potenciales necesitan para hablar hoy y cuáles pueden esperar.

2. No sé por qué los leads no se están convirtiendo en clientes.

Se llama embudo de ventas por una razón. Cada proceso de venta comienza con un gran grupo de prospectos, que se reduce cada vez más a medida que se acerca al fondo del embudo. Es un hecho de negocios que muchos clientes potenciales no generarán ventas.

Pero si rutinariamente estás generando clientes potenciales y rara vez estás cerrando negocios, tu proceso de ventas podría ser el culpable. Cuando realizas un seguimiento de cada etapa del proceso en un canal de ventas automatizado, puedes identificar las etapas en las que está perdiendo la mayor cantidad de clientes potenciales, lo que te ayuda a determinar dónde realizar los cambios.

Si descubres que estás perdiendo la mayoría de tus clientes potenciales al principio del proceso, por ejemplo, es posible que te comuniques con ellos demasiado pronto. Tal vez los clientes potenciales serían más receptivos a una llamada telefónica inicial si anteriormente le hubieras enviado una serie de correos electrónicos explicando cómo tu empresa puede ayudar a resolver sus problemas. Si los clientes potenciales a menudo permanecen en el medio del embudo, podrías intentar acortar el ciclo de ventas con una oferta que los invite a comprar.

Una venta no siempre es una situación en blanco y negro. El flujo de ventas automatizado te ayuda a comprender las muchas áreas grises que se encuentran entre «Sí, estoy listo para comprar» y «No, no estoy interesado».

3. No sé de dónde vienen mis prospectos y clientes.

Con el software de automatización, puedes identificar las formas en que los clientes potenciales ingresan a tu cartera de ventas y, lo que es más importante, hacer un seguimiento de si finalmente se convirtieron en clientes. Solo con esa información puedes determinar de manera concluyente si tus esfuerzos de ventas y mercadotecnia están funcionando y hacer los ajustes correspondientes.

Por ejemplo, es posible que hayas celebrado tu anuncio de Facebook como un gran éxito, ya que generó 1.000 nuevos clientes potenciales. Pero si los análisis de tu canal de ventas muestran que sólo tres de esos clientes potenciales se convirtieron en clientes, tal vez el anuncio no fue tan efectivo, después de todo.

La próxima vez que ejecutes un anuncio de Facebook, es posible que desees centrarte en tu público objetivo, cambiar tu mensaje o educar a los clientes potenciales a través de correo electrónico antes de pasar a una llamada de ventas. O puedes decidir invertir en las fuentes principales que producen más clientes. Si organizaste un seminario después del cual quince de los treinta asistentes se convirtieron en clientes, y el costo del evento es aproximadamente lo mismo que el anuncio de Facebook, el seminario fue más efectivo, a pesar de que produjo muchos menos clientes potenciales.

4. No sé lo que están haciendo mis representantes de ventas.

Muchos propietarios y gerentes de pequeñas empresas no tienen idea de las actividades de sus representantes de ventas a menos que pregunten en qué está trabajando todo el mundo. Celebran reuniones, envían correos electrónicos y comparan notas en un intento de comprender el estado de las ventas en el negocio.

Con el software de automatización, la actividad del equipo de ventas se registra en un sólo sistema centralizado. Los líderes pueden iniciar una sesión en el sistema para verificar el estado de cada prospecto, estudiar el historial de las interacciones de cada prospecto con su empresa y ver la cantidad de oportunidades que se acercan a cerrar. Con esa visibilidad, los líderes pueden identificar a sus representantes más fuertes y débiles, entrenar a sus equipos de manera más efectiva y capacitar de manera más eficiente a nuevos empleados en el proceso de ventas.

5. No sé cuántos ingresos vamos a tener este mes.

La recopilación de notas y hojas de cálculo de sus representantes de ventas no es la manera más científica de pronosticar los ingresos futuros. Con un inventario automatizado, tienes un registro de dónde se encuentra cada prospecto en el proceso de venta y cuánto valdría cada venta. Softwares como Infusionsoft puedes ejecutar automáticamente informes sobre el número de clientes potenciales en cada etapa, la cantidad de ventas ganadas o perdidas, y los ingresos proyectados para un rango de fechas específico, lo que te permite planificar en consecuencia en el resto del negocio.

Automatizando cada etapa del proceso de ventas

Cada compañía tiene un proceso de venta único. Algunos incluyen sólo una serie de llamadas y correos electrónicos, mientras que otras compañías necesitan reuniones en persona, eventos y demostraciones de productos para sellar el trato. Algunas ventas cierran después de una semana; otros, después de un año.

Aun así, la mayoría de los procesos de venta consisten en las mismas etapas básicas. Se identifica un nuevo cliente potencial y un representante de ventas se pone en contacto con el cliente potencial y determina si él o ella encajan bien con la empresa. Después de que el representante de ventas trabaje con el prospecto, el proceso finaliza de dos maneras: una ganancia o una pérdida.

Al automatizar las actividades en cada una de estas etapas, se asegura de que el proceso de ventas se desarrolle de la misma manera todas las veces y garantice la viabilidad de cada etapa. Todavía se requiere trabajo manual: el representante de ventas necesita usar el software todos los días para monitorear la actividad y mover a un prospecto de una etapa a otra. (El software no puede saber el resultado de una llamada telefónica, por ejemplo).

1. Nueva oportunidad

Qué es: el software etiqueta a un contacto como un nuevo cliente potencial como resultado de una acción que realizó, como completar un formulario web.

Qué sucede: después de recibir una alerta sobre la nueva oportunidad, el representante de ventas mueve la iniciativa a la siguiente etapa.

2. Contactando

Qué es: el representante intenta ponerse en contacto con el líder.

Qué sucede: su representante de ventas se comunica por teléfono, correo electrónico o ambos. En esta etapa, el cliente potencial puede recibir una serie de correos electrónicos automáticos que ayudan al seguimiento de los representantes de ventas. El prospecto permanece en esta etapa hasta que se establece contacto.

3. Interesado

Qué es: el prospecto se traslada a esta etapa cuando el representante hace contacto con ella con éxito.

Qué sucede: el prospecto y el representante de ventas están hablando de las ofertas de su compañía. Aquí, el representante puede enviar correos electrónicos automáticos que ayuden a educar al prospecto o automatizar la solicitud de más información a los prospectos para evaluarlos como clientes potenciales.

4. Calificado

Qué es: El prospecto está oficialmente calificado, lo que significa que tiene el presupuesto y la autoridad para realizar una compra.

Qué sucede: la comunicación entre los clientes potenciales y el representante de ventas puede continuar.

5. Etapas personalizadas

Qué es: ahora que el lead ha sido calificado, entran en juego los procesos específicos de tu negocio.

Qué sucede: Dependiendo de las necesidades de tu empresa, esta etapa podría incluir algo así como una reunión en persona, una demostración del producto o el envío por correo de una muestra del producto, todo lo cual se puede ejecutar con la ayuda de la automatización.

6. Clausura

Qué es: el cliente potencial ingresa a la etapa final de tu proceso de ventas antes de convertirse (o no convertirse) en un cliente.

Qué sucede: esta etapa puedes incluir pasos necesarios para finalizar o formalizar el trato, como negociar un presupuesto con el cliente potencial o pedirle que firme un contrato.

7. Ganado / Perdido

Qué es: el proceso de ventas culmina con uno de dos resultados: ganar un nuevo cliente o perder al prospecto.

Qué sucede: en esta etapa, puede configurar dos secuencias automáticas en función del resultado. Si logro cerrar con el cliente, puede usar la automatización para enviar una serie de correos electrónicos de bienvenida e informar al nuevo cliente acerca de sus productos o servicios. Si el cliente potencial decide no comprar, puede etiquetarlo como un prospecto muerto para asegurarse de no intentar venderle nuevamente. Pero si simplemente no está listo para comprar, una secuencia automática podría recordarle que debe volver a llamarlo en seis meses.

Cómo la firma de contabilidad cuadriplicó las ventas con la automatización

Holly DeVito, CEO, Sum of All Numbers

Fremont, California

Holly DeVito sabía que su empresa de contabilidad y servicios financieros a veces perdía el rastro de posibles clientes. El vendedor en Sum of All Numbers típicamente llama a un prospecto una o dos veces antes de estar demasiado ocupado para seguir de nuevo, o simplemente olvidarse de hacerlo.

Pero no fue sino hasta que el vendedor se fue de la compañía que DeVito obtuvo una visión completa del proceso de ventas, o la falta de este. Cuando asumió el rol de ventas, DeVito heredó notas escritas a mano aquí, hojas de cálculo y ningún método para rastrear el estado de cada prospecto.

«Esto es un gran desastre«, determinó, «y ya no estamos haciendo esto«.

DeVito usó Infusionsoft para crear un canal de ventas automatizado que proporciona supervisión de cada etapa de ventas: desde los intentos de contacto hasta la consulta inicial, la evaluación, la finalización del papeleo y la firma del contrato.

Los leads ya no se pierden debido a los procesos automatizados en los que el software envía correos electrónicos de seguimiento y les recuerda a los representantes que realicen llamadas telefónicas. Y con el equipo de ventas (que ahora incluye tres miembros del personal) todos usando el mismo sistema, DeVito ahora puede confiar en el software en lugar de reuniones diarias para actualizaciones de estado.

«Puedo iniciar sesión en cualquier momento y ver cuántas oportunidades hemos tenido esta semana, cuántas llamadas hemos tenido, quién ha hecho qué«, dijo. «No tengo que preguntar todos los días, ‘¿Qué está pasando con este prospecto? ¿Cuál es el estado de este? ‘»

Como resultado, DeVito ha experimentado menos estrés, más tiempo libre y un crecimiento masivo en clientes potenciales y ventas.

En los primeros tres meses de uso de la automatización del proceso comercial, Sum of All Numbers cuadruplicó la cantidad de clientes que adquiere cada mes. En vez de tres o cinco nuevos clientes por mes, la empresa consigue cerca de veinte.

DeVito cree que Sum of All Numbers está en camino de crecer de $ 1 millón en ingresos anuales a $ 10 millones en los próximos diez años.

«No hay forma de que podamos escalar a ese tamaño sin tener estos sistemas en su lugar«, dijo.

Aquí hay una vista detallada de cómo Sum of All Numbers cierra una venta de forma automatizada.

Anatomía de una venta: suma de todos los números

1. Captura un prospecto

Los clientes potenciales ingresan al proceso de ventas completando un formulario web para una consulta gratuita. Si el prospecto llama, una recepcionista registra información de contacto y notas en un formulario interno dentro del software.

2. Asignar responsable

Cuando se envía el formulario, el software asigna automáticamente un representante de ventas al cliente potencial por turnos. El representante recibe una notificación para llamar al posible cliente. Ejemplo:

Tarea:   Programe una cita con [Nombre] de [Empresa] en [Número de teléfono].

Asignado a:   Alex

Realizar a las:   16:00 horas

3. Intento de hacer contacto

Cuando el representante de ventas llama al cliente potencial por primera vez y llega al correo de voz, escribe una nota en el software para comenzar una secuencia de seguimiento automatizada. Durante las próximas tres semanas, el software envía tres correos electrónicos y le recuerda al representante que haga dos llamadas telefónicas más en un intento por llegar al cliente potencial.

Correo electrónico n.° 1

Tema: Siento no haberte encontrado

¡Hola [primer nombre]!

Gracias por su interés en trabajar con Sum of All Numbers. Dejé un mensaje de voz en [Número de teléfono], ya que no logré contactar con usted hoy. Adjunté nuestro formulario de evaluación y la Guía de inicio para que se familiarice con nuestros procedimientos. Responda con la mejor hora del día para comunicarnos para que podamos ponernos en contacto…

Llamada n.°2

Llamada n.°3

Correo electrónico n.°2

Tema: 3 razones para subcontratar la contabilidad

Todo empresario llega a un punto en el que es necesario cambiar los procedimientos de contabilidad. Muchos clientes vienen a nosotros sufriendo de cansancio con la rotación imprevisible de su personal de contabilidad…

Correo electrónico n.°3

Tema: ¿Aun estas interesado?

Hace unas semanas, me informaron que estaba interesado en obtener más información sobre cómo Sum of All Numbers puede ayudar a su negocio. He intentado comunicarme con usted algunas veces, pero no he tenido éxito. Si ya no está interesado en nuestros servicios, hágamelo saber para que deje de molestar…

4. Conectar para realizar una consulta

Cuando el representante de ventas se conecta exitosamente con el prospecto para una consulta, usa un formulario dentro del software para registrar el resultado de la llamada. La forma completa desencadena una secuencia automatizada para uno de estos escenarios.

• Recoger el papeleo necesario

Después de determinar que el prospecto podría ser útil, el representante de ventas envía un formulario de evaluación y otros documentos para completar. Si el cliente potencial no devuelve los formularios, el software envía recordatorios por correo electrónico y asigna tareas al representante para que realice un seguimiento vía llamadas telefónicas durante el mes siguiente.

• Manténgase en contacto con un prospecto que aún no está listo

Si el cliente potencial no está listo para comprar, el representante de ventas lo agrega a la lista mensual de boletines electrónicos. Un año después, el software le recuerda al representante que realice una llamada telefónica.

• Determine el momento de dejarlo ir

Si determina que el cliente potencial no está calificado o no está interesado, el representante de ventas aplica una etiqueta en el software para detener la comunicación.

5. Haz una propuesta

Cuando Sum of All Numbers obtiene un prospecto calificado y recopila la documentación requerida, el representante de ventas envía una propuesta, lo que lleva a uno de dos escenarios:

• La propuesta es aceptada

El cliente potencial firma un contrato y Sum of All Numbers tiene un nuevo cliente.

• La propuesta es rechazada

El representante de ventas agrega al prospecto a la lista de boletines. En seis meses, el software le pedirá al representante que devuelva la llamada para ver si sus necesidades han cambiado.

6. Bienvenida al nuevo cliente

Cuando se firma el contrato, el software reconoce el contacto como un nuevo cliente, en cuyo caso es hora de programar una reunión de incorporación y enviar correos electrónicos de bienvenida y encuestas. Otra secuencia automatizada comienza.

 

Este post fue escrito originalmente en inglés por Amy Saunders. Fue traducido por Julio Chauvet.

Finalmente fue revisado, ajustado y publicado por Babel-Team para Marketing Automatizado.

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