En este post me voy a enfocar en la parte derecha del cuadro que muestra la metodología que aplicamos en Babel-Team, o sea en escalar con planificación y medición.

La participación del equipo como base estratégica

En realidad, lo que haremos a la derecha es intentar alcanzar el Propósito durante los próximos años (a eso le llamamos Misión), con los Valores y Creencias de la empresa.

Para conseguir alcanzar la Misión que es un horizonte temporal de los próximos 5 años, utilizamos el concepto de Ciclos o Ciclaje: dividir la grande meta en objetivos más chicos, anuales, y estos en objetivos trimestrales, con monitoreo mensual.

Prioridades Anuales

Todo el equipo de Babel-Team interrumpe sus actividades regulares y se reúne una vez por año, durante por lo menos 2 días para definir las Prioridades del Año siguiente.

Sólo hemos conseguido crecer porque en este evento todo el mundo piensa y participa.

La participación asegura mejores decisiones y más adhesión a las estrategias que surgen al final de evento.

Como hacer: paso a paso

Una serie de pasos deben ser dados para alcanzar el objetivo de identificar las mejores estrategias para los próximos 12 meses.

 1.  Mirar hacia el pasado 

Por un lado, es muy importante identificar los Logros. Sin duda que el año anterior fueron definidas metas y esas metas fueron monitoreadas a lo largo del año.

Es vital para el equipo reconocer en qué medida fueron alcanzadas esas metas y en qué medida no.

Si su empresa no hizo eso, no se preocupe: es hora de empezar, con una reflexión sencilla de lo que se realizó en el año que termina. Y anotar todo para el próximo año.

Otro capítulo del pasado son las Lecciones Aprendidas, esto es, lo que el equipo reconoce que aprendió en los 12 meses previos a la reunión. Esta fase de la metodología es muy importante que sea bien documentada porque será sobre ese aprendizaje que intentaremos en el próximo año, como equipo, alcanzar una montaña más alta.

Durante el análisis del pasado (Logros y Lecciones Aprendidas) es importante no juzgar y evitar culpables. No es este el objetivo. Es importante crear un clima de libertad suficiente para que todas las percepciones aparezcan y sean colocadas sobre la mesa.

 2.  Mirar para afuera y para adentro 

Ahora es hora de mirar para afuera y para dentro de la empresa. Esta parte de la metodología se basa en el muy conocido análisis SWOT o FODA, por la sigla en español para Fortalezas y Debilidades, Amenazas y Oportunidades.

Fortalezas y Debilidades (análisis interno), Amenazas y Oportunidades (análisis externo) componen el escenario en el cual se va a trabajar por todo el año. El objetivo ahí es conocer para prevenir, apalancar.

Repitiendo la metáfora de escalar la montaña, es importante identificar en qué somos buenos y en qué no, o sea, identificar nuestras Fortalezas y Debilidades. Acciones pueden ser tomadas (por ejemplo, entrenamiento específico, o contratando más personas con habilidades que faltan a la empresa).

Lo mismo es válido para el análisis de las Amenazas y Oportunidades. Cuando queremos alcanzar la cima de una montaña, es importante saber cuándo suceden las tormentas, avalanchas, por ejemplo. O dónde están los senderos más accesibles.

La metáfora de escalar una montaña ayuda mucho a imaginar cómo son importantes las informaciones obtenidas en las dos fases: logros, lecciones aprendidas, oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades.

Este escenario anual amerita ser revisitado en la reunión de trimestre, pues que las circunstancias cambian, incluso fruto de la propia acción de la empresa a lo largo del ciclo.

 3.  Definir los proyectos estratégicos 

Ahora es importante decidir qué haremos como empresa para dar el próximo salto. Prácticamente destinamos un día completo a identificar qué combinación de metas, recursos y acciones nos permitirán llegar a la próxima montaña.

Todas las informaciones y conclusiones están en las paredes, en post-it, prontas para ser consultadas.

Junto con la identificación de los 3 principales proyectos estratégicos, es necesario designar un líder para cada uno.

Ciclos o Ciclaje

Para sacar estos proyectos estratégicos del papel, los líderes necesitan establecer las etapas a lo largo del año, planificando las metas de cada trimestre o quarter (Q1, Q2, Q3, Q4). Además, se planifican reuniones mensuales de equipo, de medio día, para evaluar los avances del mes y hacer ajustes de tiempos, recursos y estructura.

La reunión trimestral es de toda la empresa, cuando se comparten logros y dificultades, si reevalúa el SWOT o FODA para avanzar con más seguridad hacia el topo de la montaña anual.

Es muy importante que rigurosamente el avance sea medido y que la información de las fases 1 y 2 más arriba sean periódicamente revisitada y mantenida actualizada.

 

Sobre la autora:
Micheline Christophe – CFO y Relaciones Institucionales 

Es una de las pioneras en servicios de Relaciones Públicas en Brasil en la década de 1970. 

En Babel-Team es responsable del área de finanzas y, de gestión de personas y de las relaciones  institucionales con socios internacionales.  

Es apasionada por los idiomas, por eso le gusta mucho escribir y traducir. Habla fluidamente portugués, francés, inglés y español.  

Es graduada en Historia, con especialización en Administración y Periodismo, y tiene un Master en Investigación Social por ENCE/IBGE.  

Para ser feliz, necesita estar rodeada de naturaleza, plantas, animales, flores, música y libros. Y gente. 

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