Con más compañías pidiendo a sus empleados que trabajen desde sus hogares a medida que el coronavirus se propaga a nivel mundial, muchos se encuentran en esta nueva situación. Hoy en día, las personas tienen que aprender a trabajar desde las mesas de sus comedores, los líderes de la compañía tienen que descubrir cómo administrar su equipo reciéntemente remoto y los profesionales de TI esperan que sus infraestructuras informáticas puedan aprovechar el ancho de banda adicional.
Es posible que le preocupe que trabajar de forma remota signifique que no puede mantenerse conectado con sus colegas. Claro, está conectado digitalmente y todos trabajan de forma individual, pero se pregunta si podrá mantener la sensación de conexión entre usted. Un sentimiento de cohesión y unión es muy importante en estos momentos inciertos.
Como fundador de una empresa 100% remota, estoy aquí para decir que se puede hacer. Utilizamos varias aplicaciones de software y procesos de la empresa para mantenernos conectados y unidos como empresa. Nos ayudan a colaborar, comunicar y mantener una cultura de empresa cercana y conectada, a pesar de que estamos muy separados geográficamente.
Pero si es nuevo en el trabajo remoto, se preguntará si también puede hacerlo. Lleva tiempo acostumbrarse y descubrir las herramientas adecuadas para su empresa, pero una vez que lo haga, sentirá que todavía se encuentra en el mismo edificio.
Aquí está mi consejo para quienes inician con trabajo remoto sobre cómo puede mantenerse conectado con sus colegas durante la pandemia de coronavirus:
1. Tener reuniones cara a cara
Las videollamadas son una excelente manera de mantenerse en contacto y ponerle cara al nombre con el que pueden chatear en línea todos los días. Utilizamos Zoom para cualquiera de nuestras llamadas, incluida nuestra reunión semanal de la compañía, que puede manejar reuniones con muchas personas. Cisco Webex es otra muy buena aplicación para grandes reuniones. También puede probar Skype o Google Meet para reuniones individuales.
Proporcione algunas instrucciones rápidas sobre cómo usar las herramientas si son nuevas para sus empleados, y también algunas pautas para las mejores prácticas, como la forma predeterminada de silenciar el micrófono en Zoom cuando se une a una llamada o el método abreviado de teclado para desactivar La cámara de video.
Consejo Adicional
No se estrese con los huéspedes no invitados a sus llamadas. Todos recordamos el momento viral en que a un periodista que realizaba una entrevista en video en un noticiero internacional se le unieron inesperadamente sus hijos, quienes entraron en la habitación para ver qué estaba haciendo papá, ¿verdad?
En estos tiempos extraños, debemos perdonarnos mutuamente (y a nuestros cónyuges, hijos, mascotas, etc.) cuando accidentalmente entran en una videollamada. Va a suceder al menos una vez a la semana, así que ríase y sigua adelante. Aquí es donde saber cómo silenciar rápidamente el audio en su software de llamada puede ser muy útil.
2. Proporcione un espacio en línea donde los trabajadores puedan charlar
El correo electrónico está bien para las comunicaciones oficiales, pero muchas compañías se han mudado a otra plataforma de chat, incluso si trabajan internamente. Slack y Workplace by Facebook hace que sea muy fácil enviar un mensaje rápido a un colega sobre cualquier cosa relacionada con el trabajo.
Es esencial que proporcione a los empleados una forma y un espacio para que ellos también puedan tener conversaciones no relacionadas con el trabajo. La gente querrá hablar sobre otras cosas, como sus familias, el clima o, en estos tiempos extraños, lo que está sucediendo en su comunidad. En los últimos años, nos reuníamos alrededor de la máquina de café en la oficina; antes de eso, era el enfriador de agua. Slack y otras herramientas de chat en línea brindan a los empleados remotos una versión digital de esto, y es esencial para la formación de equipos.
En nuestro espacio de trabajo de Slack, tenemos un canal para #announcements (un canal de anuncios de solo lectura), uno para cada equipo, uno para #general (discusiones sobre cosas que afectan a toda la compañía) y #family (conversaciones no laborales donde la gente habla de todo lo demás, en este momento está lleno de historias de cierres de coronavirus en su parte del mundo y cómo están lidiando con todo.
3. Crear un tablón de anuncios en línea
No, no estoy hablando del viejo tipo BBS, pero una versión digital que puede usar para que los empleados compartan más información sobre las actividades en las que participan, como una carrera de bicicleta de caridad o, en el caso de hoy, un club de carreras de distancia social donde puedes emparejarte con alguien virtualmente para hacer algo de ejercicio. Creamos un libro de cocina de la empresa en un documento de Google donde compartimos nuestras mejores recetas de despensa para ayudarnos a superar este momento en que el tiempo exterior está restringido y la mayoría de los restaurantes están cerrados.
Una opción de tablero de anuncios en línea es excelente para este tipo de comunicación porque no es una discusión en la que la información podría perderse en la alimentación de las conversaciones en una herramienta como Slack. Comparta un documento de Google que todos puedan editar, cree una página grupal en Workplace by Facebook o cree un tablero público de Trello donde todos puedan agregar contribuciones.
4. Tener un retiro virtual de la compañía
Nuestra compañía tiene un retiro anual donde llevamos a los empleados a una sola ubicación. Es un buen momento para conocernos y hablar en persona, compartir historias y éxitos de la compañía y, en general, simplemente conectarnos en la vida real. Los humanos somos seres sociales y conectarnos en persona es una experiencia muy gratificante, por eso realizamos nuestro retiro anual.
Este año, sin embargo, hemos tenido que cambiarlo a un retiro virtual debido a la crisis del coronavirus. Nuestros empleados entendieron por qué cambiamos los planes, lo cual explicamos en el canal #announcement Slack. Con el retiro virtual, planeamos presentar una agenda abreviada donde celebraremos el éxito de la compañía, celebraremos un juego de preguntas y respuestas en línea y nos reuniremos lo mejor que podamos como compañía. Incluso enviamos por correo las bolsas de botín que también les estábamos dando a todos, para que aún puedan disfrutar de ese beneficio.
Una reunión como un retiro de empresa virtual es diferente a una simple llamada de conferencia masiva, ya que tiene una línea de tiempo, un flujo y una sensación diferentes. Si bien no hemos decidido cómo transmitiremos nuestra conferencia virtual, existen varias herramientas que podríamos usar, como Zoom, Google Meet y Livestream
5. Utilice las funciones de estado del software de chat
Otra buena manera de asegurarse de estar conectado cuando trabaja de forma remota es usar las funciones de estado de su software de chat. Slack, Skype y Workplace by Facebook te permiten actualizar tu estado para mostrar si estás libre, a la hora del almuerzo, lejos de tu escritorio y más.
Asegúrese de que sus empleados sepan cómo usar esta funcionalidad en las aplicaciones y la política para usarla. Por ejemplo, en el almuerzo, ¿deberían cerrar sesión por completo o simplemente cambiar su estado a «ausente»? Trabajar de forma remota no tiene que ser una experiencia aislada para los empleados. Lo hemos estado haciendo con éxito durante más de una década y disfrutamos de un buen compromiso y conexión de los empleados. Use estos consejos para ayudar a configurar su empresa para manejar con éxito el trabajo remoto y ofrecer un poco de estabilidad en estos tiempos inciertos.
Este artículo fue escrito por Syed Balkhi y traducido a español por Babel-Team.
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