Comenzar con la automatización de flujos de trabajo no es lo mismo para todos.
Los freelancers de automatización, por ejemplo, necesitan perfeccionar sus habilidades de presentación, aprender a crear propuestas impactantes y verificar el mercado para ver qué está en demanda, entre otras cosas.
Por otro lado, los gerentes y profesionales que trabajan para startups, empresas en crecimiento y corporaciones enfrentan diferentes desafíos.
En su caso, el camino hacia la automatización estará plagado de otros puntos desafiantes, como:
- ¿Por dónde empezar con la automatización?
- ¿Cómo establecer y hacer seguimiento de los objetivos de automatización?
- ¿Cuáles son las mejores herramientas teniendo en cuenta la relación costo/beneficio?
Diferentes personas, diferentes necesidades, diferentes responsabilidades y requisitos, pero todos necesitan respuestas para llegar rápido y con la menor turbulencia posible.
El problema, sin embargo, es cómo obtener la mejor información cuando eres un tomador de decisiones en una empresa.
Para resolver esto y brindarle información de la vida real, les preguntamos a cinco expertos experimentados sobre cómo comenzar con la automatización a nivel empresarial.
Bienvenido a la lista de verificación de automatización de flujos de trabajo.
Los expertos hablan: Comenzando con la automatización
Aprovechando nuestra sólida red de socios, contactamos a los líderes de cinco agencias con un historial comprobado de éxito trabajando con empresas líderes y automatizando procesos complejos:
- David Treves, CEO de GetAutomated
- Andrés Pérez Españon, CEO y Fundador de Drew
- Bryan Fernando, CEO y Fundador de D-EFFCON
- Marcos Gómez, Líder del Centro de Innovación de Elogia
- Mayur Jawdekar, Fundador de Altois
Les hicimos una serie de preguntas relacionadas con la etapa inicial de la automatización y cómo la abordan a nivel interno (es decir, en sus propias empresas) y a nivel externo (para sus clientes).
Para mayor claridad y brevedad, hemos elegido las mejores respuestas, que compartimos a continuación.
1. ¿Cómo eligen qué automatizar primero?
Dicen que el primer paso es el más difícil, y hay verdad en esta afirmación. Dado que casi todas las empresas modernas están repletas de procesos, tareas y aplicaciones, puede ser difícil decidir qué automatizar primero.
Bryan de D-EFFCON tiene una buena regla general para resolver esto: «Me siento atraído a automatizar procesos que ahorrarían la mayor cantidad de tiempo sin comprometer la calidad o precisión», dice.
Andrés de Drew concuerda en que los procesos son la punta del iceberg: «El primer paso para automatizar es analizar los procesos. Si no tenemos un proceso claro y definido, no podremos identificar a las personas y las tareas clave para lograr los resultados deseados; por lo tanto, no podríamos determinar qué necesitamos automatizar».
Además, Andrés dice que es clave conocer los límites de la automatización: «Debes verificar si el costo de la automatización es mayor que sus beneficios, e identificar en qué etapas es vital la responsabilidad humana para tomar una decisión».
Entonces, los primeros puntos en la lista de verificación de automatización están claros:
- Identificar los procesos en tu organización
- Calcular el costo de la automatización versus los beneficios de dejarlos como están
2. ¿Cómo encuentran nuevos cuellos de botella para automatizar?
Una vez que introduces los dedos de los pies en la automatización, la tentación de automatizar todo se vuelve real. Sin embargo, esto no siempre es posible, ni ideal, y aquí es donde entra en juego la estrategia.
Cuando se enfrenta al desafío de encontrar cuellos de botella, Marcos de Elogia recomienda mirar los datos disponibles.
«Estudiar todo el embudo del cliente y las métricas en cada etapa es vital», dice. “Para los procesos internos (que son más difíciles de descubrir), tener visibilidad sobre todas las tareas y procesos es la clave para encontrar qué se puede automatizar y qué necesita una revisión humana».
Mayur de Altois también sugiere involucrar a su gente en este proceso de descubrimiento: «Hablar con los equipos te ayuda a saber qué parte del trabajo es repetitiva y consume mucho tiempo».
Siguiente en la lista de verificación de automatización:
- Analiza los datos: ¿Qué procesos serían más rápidos, eficientes y asequibles con la automatización?
- Comunícate con tu equipo: ¿Qué parte del trabajo es repetitiva, aburrida y consume mucho tiempo?
3. ¿Establece objetivos para sus flujos de trabajo automatizados? ¿Cómo les hace seguimiento?
Los procesos varían mucho y es raro encontrar dos empresas que ejecuten los mismos procesos para los mismos problemas. Por lo tanto, los objetivos y métricas no siempre están estandarizados.
David de GetAutomated tiene un enfoque práctico para rastrear y medir flujos de trabajo automatizados: «No tengo métricas genéricas, pero cuando un cliente desea saber cuánto le ha ahorrado una solución, estimamos cuántas veces se ejecutó la solución y lo comparamos con lo que tomaba hacer el proceso manualmente».
Andrés de Drew tiene puntos de vista similares sobre el tema, pero también proporciona alguna estructura para sus clientes.
«Cada flujo de trabajo tiene objetivos específicos», dice. “Sin embargo, siempre nos esforzamos por alcanzar los siguientes objetivos: cumplir con los estándares de calidad, aumentar la productividad de los empleados, romper los silos de información, reducir los costos operativos y mejorar la supervisión estratégica».
Para la lista de verificación:
- Establecer objetivos de automatización: estándares de calidad, productividad, costos (antes y después), transparencia.
4. ¿Qué es lo que piensa que nuestros lectores deberían saber sobre cómo comenzar con la automatización de flujos de trabajo?
Para concluir, Andrés de Drew comparte verdaderas palabras de sabiduría para comenzar a automatizar su empresa de una manera eficiente y orientada al valor.
«Una empresa que no tiene procesos definidos no debería estar pensando en la automatización porque no podría identificar qué se puede automatizar. Una vez que la empresa tiene una visión clara de sus procesos, les recomendamos que imaginen la automatización antes de implementarla, que piensen en ella, hagan un bosquejo y solo entonces la implementen».
La lección: No solo confíes en el proceso, sino automatízalo
Ya sea marketing, ventas, RRHH o comunicaciones, cualquier empresa que desee comenzar a automatizarse necesita una visión clara de:
- Procesos
- Datos
- Costos
- Objetivos
- Herramientas involucradas
- Opiniones de las personas
Estos elementos componen la lista de verificación de automatización, que lo ayudará a comenzar con la automatización.
La buena noticia es que no tiene que comenzar automatizando los procesos más intrincados y complejos de inmediato.
Puede hacer algunas pruebas con procesos más simples, como recopilar datos de formularios de leads automáticamente para ahorrarle a su equipo de marketing y ventas uma
Además de los procesos, es importante elegir las mejores herramientas de automatización y medir en consecuencia.
En nuestro mundo, esto significa adoptar productos poderosos que cualquiera puede usar (para que no tengas que depender de los escasos recursos de TI) para resolver todo tipo de problemas y crear cosas asombrosas en poco tiempo.
Este artículo fue escrito por Martin Etchegaray Content Manager y Senior Editor de Make y Babel-Team tradujo este contenido al portugués y al español para su red de lectores.
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