Es posible que esté cada vez más preocupado por la caída de la entregabilidad de sus campañas y disparos de e-mail.

O tal vez está sentado en una enorme base de datos de correo electrónico que no se ha tocado en meses o años, se distrajo tanto viendo aumentar la cantidad de suscriptores que olvidó verificar cuáles son legítimos o nulos, y termina con un lío de direcciones de correo electrónico no válidas, falsas o desactualizadas.

Ahora el desorden es tan grande que parece imposible de limpiar.

Entonces es el momento de abordar el problema, ya sea que usted sea proactivo o incluso reactivo al lidiar con las notificaciones de correo no deseado, el daño a la reputación del remitente y el desperdicio de dinero en contactos nulos.

Si los datos sucios están perjudicando el rendimiento de sus campañas, es hora de limpiar sus listas, y nunca es demasiado tarde.

Sin embargo, limpiar su lista de correo electrónico puede parecer una tarea desalentadora. Se necesita mucho tiempo y recursos para trabajar con miles de contactos para detectar y eliminar errores tipográficos, duplicados y direcciones de correo electrónico no válidas.

¿Y cuál es la mejor manera de hacer esto? ¿Descargar todo en una hoja de cálculo? ¿Seguir métricas como tasas de rebote? ¿O hay herramientas que pueden acelerar el trabajo?

Lea para profundizar:

• ¿Qué es la limpieza de la lista de correo electrónico?
• ¿Por qué necesita limpiar las listas de correo electrónico?
• ¿Cuándo, cómo y con qué frecuencia limpiar la lista de correo electrónico?
• ¿Qué herramientas o servicios utilizar?
• ¿Qué prácticas de limpieza o higiene de la lista de correo electrónico recomendamos?

¿Qué es la limpieza de listas de correo electrónico?

La higiene o «limpieza» de la lista de correo electrónico (en inglés «e-mail scrubbing”) es el proceso de actualizar regularmente sus listas de e-mails, eliminar direcciones falsas, duplicadas o no válidas y suscriptores no comprometidos o inactivos, y cumplir con las solicitudes de cancelación de suscripción.

Limpiar o desinfectar su lista de correo electrónico es parte de las mejores prácticas de administración de listas de emails y ayuda a garantizar que esté trabajando con datos estandarizados, consistentes, utilizables y confiables.

Lo que los datos sucios le están costando a su negocio

Su base de datos es uno de sus activos más importantes, por lo que mantener una lista de correo electrónico saludable es vital para ayudarlo a aprovechar esa mina de oro.

Los datos sucios dañan su negocio porque:

Afecta a su reputación de remitente

Los proveedores de servicios de Internet están mejorando en mantener el correo electrónico no deseado fuera de las bandejas de entrada. Si un alto porcentaje de sus correos electrónicos van a las carpetas de spam, afectará su reputación de remitente y la tasa de entrega de e-mails.

Su reputación como remitente se ve afectada por factores como:

• Cuántos suscriptores abren sus correos electrónicos o hacen clic en sus enlaces.
• La cantidad de correos electrónicos que no se entregan porque la dirección del destinatario no es válida, es incorrecta o no existe (también conocida como hard e-mail bounces).
• La cantidad de correos electrónicos eliminados o etiquetados como spam.
• Si está enviando a trampas de spam (correos electrónicos no válidos ocultos en sitios web para atrapar a cualquiera que los captura (en inglés, scraping).

Cuesta dinero

Lo ideal es eliminar a los suscriptores no válidos después del primer intento, pero muchas otras plataformas de marketing por correo electrónico cobran por la cantidad de suscriptores y solo eliminan los soft bounces después de varios intentos. Entonces, si está enviando correos electrónicos a suscriptores inválidos o no comprometidos, está pagando innecesariamente. Keap y ActiveCampaign bloquean la cuenta si las tasas de spam o correos electrónicos no válidos o los contactos que no interactúan no se eliminan de la base de correo electrónico.

Ejecutar una limpieza de la lista de correo electrónico parece llevar mucho tiempo, pero ahorra horas después de examinar las campañas para ver por qué no funcionaron, sin mencionar tener que poner otros proyectos en espera mientras se limpian las listas.

Provoca errores en todo el sistema

Si su base de datos es compartida por varias herramientas de ventas y marketing, todos los errores se duplicarán. Esto dificulta los esfuerzos de ventas y marketing y causa problemas a lo largo de la jornada del cliente, hasta el envío del producto.

Deja (mucho) dinero sobre la mesa

Si no puede llegar a suscriptores de alto potencial debido a errores tipográficos, está perdiendo oportunidades de generación de ingresos. Y si un cliente potencial atractivo se registra, pero comete un error en sus detalles que no puede detectar fácilmente, es posible que se enfríe para cuando lo detecte, si es que lo hace.

Afecta su capacidad para comprender el compromiso.

Los datos sucios hacen que sea muy difícil comprender el compromiso de sus suscriptores y personalizar el contenido para ellos. La personalización es cada vez más importante en el marketing electrónico y puede aumentar significativamente las tasas de colocación en la bandeja de entrada.

¿Por qué menos es más cuando se trata de listas de correo limpias?

Con las campañas de marketing por correo electrónico, las personas a menudo asumen que lo grande es lo mejor. Cuanto más grande sea su lista y más correos electrónicos envíe, es más probable que suceda algo bueno, ¿verdad?

Equivocado.

Una razón importante por la que las métricas de su correo electrónico podrían no alcanzar los puntos de referencia es que su lista tiene demasiados correos electrónicos ilegítimos o no válidos, que:

• Causa estragos en la tasa de rebote
• No llega a las bandejas de entrada de los destinatarios, así que no genera clics ni aperturas.

Es mejor tener una lista más pequeña llena de suscriptores comprometidos que una grande con bajas tasas de apertura y de clics. Limpiar tu lista es como crear un gran segmento de buenas direcciones de correo electrónico.

¿Cuáles son los beneficios de la limpieza de la lista de correo electrónico?

Practique la higiene de la lista de e-mails y verá mejores resultados gracias a:

• Mejor Capacidad de entrega, tasas de apertura de correo electrónico, clics, participación y conversiones.
• Tasas de rebote más bajas y menos quejas de spam.

Lo que es más importante, reduce los costos de campaña y aumenta el ROI.

Las mejores prácticas de administración de listas, como la validación de direcciones de correo electrónico, la creación de listas orgánicas y el cumplimiento de las opciones de exclusión también están asociadas con tasas de entrega de los mensajes en la bandeja de entrada del 90% o más.

¿Cómo limpiar su lista de correo electrónico y mantenerla limpia?

Audite sus campañas

Comience analizando las métricas de su campaña y comparándolas con el rendimiento histórico para ver si tiene tasas de hard bounce por encima del promedio y/o una participación baja; si las tasas de apertura están cayendo; si las tasas de clics permanecen iguales o disminuyen con el tiempo.

Si está utilizando Keap o ActiveCampaign tendrá la posibilidad para establecer el período de no compromiso e identificar y etiquetar automáticamente las cuentas no comprometidas, pudiendo excluirlas de campañas o disparos.

Ejecutar una campaña de reactivación

Envíe correos electrónicos de reactivación para tratar de salvar a los suscriptores desconectados. Sin amenazas, sin trucos, solo intentando atraer, automatice e-mails de recuperación del tipo «¿Aún quiere saber de nosotros?», y de seguimiento unos días más tarde para los que no respondieron. Te sorprenderá cuántos deciden quedarse.

Si aún no están comprometidos después de eso, es hora de dejarlos ir.

Limpie sus listas

Limpie sus listas utilizando el escaneo masivo de correo electrónico y los servicios de limpieza de listas o herramientas dedicadas como Mailgun para eliminar correos electrónicos riesgosos o no válidos (como hello@microsfot.com), correos electrónicos no deseados, errores tipográficos, y catch-all. Los catch-all son servidores de correo electrónico que aceptan todos los correos electrónicos que comparten un dominio, incluso si tienen errores tipográficos o no existen.

Por lo general, puede cargar listas como CSV o similar, o conectar herramientas directamente a su ESP, CRM o plataforma de correo electrónico a través de API o integraciones de Zapier.

Valide los catch-alls enviando correos electrónicos desde direcciones «desechables». Por ejemplo, una cuenta configurada usando un dominio público como Gmail en lugar del suyo.

Decida si desea conservar o eliminar los correos electrónicos con dominios más antiguos cuyos usuarios ya hayan cambiado.

Compruebe la salud de su dominio

Use herramientas como MX Lookup para verificar que no está en ninguna lista negra. Esto es especialmente importante si está enviando desde una IP compartida para que las malas prácticas de marketing por correo electrónico de otras personas no afecten su reputación.

Comience a ejecutar campañas específicas con sus nuevas listas

Limite el envío a usuarios validados y/o comprometidos durante un tiempo para aumentar su reputación de remitente y capacidad de entrega, y no envíe a listas de menor calidad hasta que se verifiquen.

Mantenimiento continuo

Establezca lo que cuenta como un suscriptor desconectado. Por ejemplo, si no han interactuado con el contenido en los últimos 3 meses. Luego configure reglas y activadores en su plataforma de correo electrónico para identificar y cancelar automáticamente la suscripción a sus listas más activas. Sin embargo, no los elimine por completo, para evitar que se agreguen a su lista nuevamente en el futuro. Keap y ActiveCampaign ayudan a hacerlo muy bien.

Política de exclusión de correo electrónico

Establecer la cantidad específica de tiempo que elija para configurar su cuenta puede variar desde unas pocas semanas hasta algunos meses; depende de su industria y del programa de envío de correo electrónico que utilice. Todo el mundo quiere una mejor capacidad de entrega, y es un objetivo valioso. Cuando los mensajes no llegan a las bandejas de entrada de sus clientes, pierde la oportunidad de conectarse con ellos.

Al encargarse de la configuración del correo electrónico, se deshará de las trampas de spam, mejorará la capacidad de entrega y la integridad de la lista, que es una de las claves principales para el éxito en el e-mail marketing. Establecer una política de exclusión de correo electrónico es una forma excelente y poderosa de resolver problemas específicos de entrega de e-mails.

Mejores prácticas de limpieza de listas de correo electrónico

Estas son las mejores prácticas de limpieza de listas de e-mails que recomiendan nuestros expertos:

Haga que la limpieza de la lista de correo electrónico sea un hábito

Establezca un programa regular para revisar y limpiar sus listas, comenzando con las listas que usa con más frecuencia.

Limpie sus listas al cambiar de plataforma

Limpie siempre su lista cuando cambie su CRM para proteger su reputación de remitente y capacidad de entrega.

Utilizar las herramientas o servicios adecuados

herramientas o servicios de verificación y validación de correo electrónico para eliminar trampas de spam, direcciones de correo electrónico inactivas y errores tipográficos, y herramientas de limpieza de correo electrónico para mantener las listas limpias.

Saber cuándo es el momento de dejar ir a la gente

Supervise sus métricas y establezca lo que cuenta como un suscriptor desconectado. Elimínelos cuando no hayan abierto sus campañas de correo electrónico durante 3 meses.

Y recuerde, a menudo es mejor prevenir que curar:

Use solo las mejores fuentes de datos

Nunca compre listas. Siga las mejores prácticas de marketing por correo electrónico, como crear listas orgánicas basadas en permisos a través de contenido atractivo, formularios bien ubicados, ventanas emergentes y páginas de destino para atraer al tipo correcto de suscriptor.

Utilice la plataforma de correo electrónico adecuada

Utilice una plataforma de correo electrónico que solo acepte listas basadas en permisos e implemente los formularios compatibles con TCPA y GDPR personalizables de Keap o ActiveCampaign para asegurarse de no infringir la legislación de protección de datos vigente en Brasil. Tenga en cuenta también que no basta con proteger los datos: el RGPD le obliga a eliminar todos los registros incompletos o inexactos.

También desea una plataforma que etiquete automáticamente los contactos no comprometidos o suprima los hard bounces y tenga funciones que faciliten la orientación.

Evitar errores de registro

Use captchas y envíe correos electrónicos automáticos de suscripción doble para evitar errores tipográficos y registros de bots, y solicite a los nuevos suscriptores que validen sus direcciones de correo electrónico.

Use una serie automatizada de correos electrónicos de bienvenida

Esto ayuda a gestionar las expectativas y eliminar posibles cancelaciones de suscripciones lo antes posible. Recuerde, sin embargo, que automatizado no significa impersonal: use las capacidades de personalización de las herramientas modernas de marketing por correo electrónico.

 

Facilite la desactivación

Permita que los suscriptores administren sus preferencias o dejen de recibir enlaces visibles. Ocultar el enlace en el pie de página, o peor aún, hacer que sea imposible de encontrar, generará quejas de spam.

Recopile los datos correctos (ni más, ni menos)

Conozca qué y cuánta información necesita recopilar sobre sus clientes y no pida nada irrelevante. Esto varía según la compañía, pero como regla general, obtenga su nombre, apellido, correo electrónico y teléfono móvil (para que pueda activarlos en SMS). Si desea enviarles un correo electrónico en su cumpleaños, también lo necesitará, y las marcas de Disney también querrán saber si los suscriptores tienen hijos. A veces necesitaremos el nombre de la empresa y el número de identificación fiscal.

 

Ordene los suscriptores al registrarse configurando los campos y opciones correctos en los formularios web. Tenga cuidado con los formularios desplegables que ofrecen demasiadas o muy pocas opciones, para evitar que todos elijan solo la primera u «otra» opción.

Use una razón por la cual los clientes se identifican para que pueda segmentarlos y mantenerlos comprometidos, lo que a su vez los motiva a mantener sus detalles actualizados.

Comprender la demografía, las necesidades y el comportamiento de los clientes es clave para obtener listados limpios y comprometidos. Además, lo ayuda a determinar qué hace que un cliente se desconecte, para que sepa cuándo es el momento de darse por vencido.

Entregar el contenido correcto

Personalice y entregue contenido relevante para aumentar las tasas de conversión y mantener a los suscriptores comprometidos. Utilizar las funcionalidades de Keap o ActiveCampaign, por ejemplo, como Plantillas personalizables, reglas, filtros e integraciones de comercio electrónico para aprovechar los perfiles detallados, el comportamiento de compra y los datos de participación y superar las campañas no dirigidas en más del 60 % en las tasas de pedidos.

Nunca envíe correos electrónicos a los clientes sin una razón o proporcionando valor y programe campañas de reactivación de acuerdo con el comportamiento del comprador y el tamaño de la compra.

Cuide la reputación de su remitente

Los especialistas en marketing que supervisan la reputación del remitente disfrutan de tasas de clics más altas, así que asegúrese de no estar en la lista negra.

¿Cuándo y con qué frecuencia debe limpiar su lista de correo electrónico?

Dependiendo de a quién le pregunte, obtendrá diferentes respuestas a esta pregunta. Creemos que una vez por trimestre es una buena regla general.

Sin embargo, otros recomiendan una vez al mes cada 6 meses, según el tamaño de su base de datos, qué tan rápido crece y si está aislada en un solo sistema o compartida entre varias herramientas. Otros incluso recomiendan extraer nuevos datos para cada campaña y asumir que, sin compromiso, cualquier contacto durante unos meses ya debería descartarse.

También depende de su industria y métricas. Si no hay señales de alerta, la limpieza una vez cada pocos meses debería ser suficiente. Pero si ve un aumento en las cancelaciones de suscripción, los hard bounces o las quejas de spam, y la caída de las tasas de apertura y de clics, es hora de hacer una limpieza.

También debe limpiar al heredar una lista, al cambiar de CRM, ESP o plataformas de marketing por correo electrónico, y antes de una gran campaña.

 

Jorge Aldrovandi, director de Babel-Team escribió el artículo basado en su experiencia y la de su equipo desde 2006 y en el excelente artículo de Bernard Meyer.

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